De flesta av oss känner på magkänslan att veckan innehåller för många möten. Internationell data bekräftar det – och visar att trenden fortsätter åt fel håll, trots (eller delvis på grund av) alla nya verktyg som ska effektivisera samarbete.
Möten tar en allt större del av arbetsveckan
Enligt Microsofts Work Trend Index lägger kunskapsarbetare i snitt 15,4 timmar i veckan i möten, jämfört med 12,1 timmar sammanhängande fokustid för eget arbete. Med andra ord: mer tid går åt till att prata om arbetet än till att faktiskt göra det.
Källa: Microsofts Work Trend Index, refererad i Laxis – "State of Meetings 2026"
Samma rapport, som sammanställer flera branschkällor, pekar på att mötesvolymen har ökat kraftigt sedan februari 2020, och att den genomsnittliga sammanhängande fokusperioden på jobbet har krympt till ungefär 20 minuter. Siffrorna i rapporten bör tas med viss försiktighet – den är publicerad av ett bolag som själva säljer en AI-mötesassistent, och vissa delsiffror är inte primärkällebelagda – men den övergripande riktningen (fler, kortare möten som äter upp fokustid) går igen i flera oberoende källor.
Mönstret syns även i Sverige
Redan 2021 visade en undersökning från Kantar Sifo, genomförd på uppdrag av Citrix bland 1 016 yrkesarbetande svenskar, att 62 procent av de tillfrågade ville att en framtida arbetsgivare skulle erbjuda flexibelt distansarbete i den utsträckning de själva önskade. Det var innan den stora vågen av AI-verktyg för möten och distansarbete – ett tecken på att efterfrågan på flexiblare, mer effektiva arbetssätt redan då var stark och sannolikt bara ökat sedan dess.
Källa: Realtid.se – sammanställning av Kantar Sifo/Citrix-undersökningen
Varför det är dyrare än det ser ut
Kostnaden för ett möte är sällan bara den tid det tar att genomföra det. Till det kommer:
- Förberedelsetid – att läsa in sig på agendan och underlag innan mötet.
- Efterarbete – att skriva rent anteckningar, formulera beslut och distribuera dem till rätt personer.
- Återstarttid – tiden det tar att komma tillbaka in i fokuserat arbete efter ett avbrott, något forskning om "context switching" visat kan ta betydligt längre än själva avbrottet.
Det är i steg 2 – efterarbetet – som AI-driven transkribering och sammanfattning gör som störst skillnad. Istället för att en mötesdeltagare lägger 15–20 minuter efter varje möte på att städa upp anteckningar, kan en färdig, strukturerad sammanfattning finnas klar innan man ens lämnat rummet.
Tre konkreta sätt att få tillbaka tid
- Låt AI sköta anteckningarna, inte dig. Då kan du vara närvarande i mötet istället för att halvt lyssna och halvt skriva.
- Strukturera efter mall, inte efter minne. En bra mall (beslutspunkter, ansvariga, nästa steg) gör att viktig information inte glöms bort, oavsett hur hektiskt mötet var.
- Samla mötesanteckningar på ett ställe över tid. Mönster – vilka beslut som återkommer, vilka frågor som aldrig blir lösta – blir först synliga när anteckningarna inte ligger spridda i anteckningsblock och lösa Slack-meddelanden.
Det är precis den logiken Tilk är byggt kring: sluta anteckna, börja lyssna, och låt sammanfattningen vara klar innan du ens lämnat mötet. Prova gratis idag.
Källor
- Laxis – "State of Meetings 2026" (sammanställer bland annat Microsofts Work Trend Index)
- Realtid.se – sammanställning av Kantar Sifo/Citrix-undersökningen (2021)
Observera att vissa delsiffror i Laxis-rapporten är angivna som interna uppskattningar snarare än primärkällebelagda och bör tolkas med viss försiktighet.